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Bloqueie a opção de encaminhar e-mails no Outlook.

Se você costuma enviar e-mails em sua empresa com dados extremamente sigilosos —como o balanço do mês ou a descrição de um novo projeto— uma boa saída para protegê-los é evitar que a mensagem seja encaminhada para outros remetentes.

Usando a função Formulários (Forms) do Outlook, dá para excluir o botão Encaminhar dessas mensagens sigilosas. Dessa maneira, quando destinatário receber o e-mail, ele não poderá repassá-lo para mais ninguém porque não encontrará esse comando na tela.

Mas atenção: a dica a seguir só vale se quem estiver enviando e recebendo a mensagem utilizarem o Outlook e o servidor for o Microsoft Exchange Server 2000 ou uma versão superior.

1. Clique em Ferramentas (Tools) > Formulários (Forms) > Criar Formulário (Design Form). Na janela de diálogo, escolha ''Biblioteca de Formulários Padrão'' e selecione ''Mensagem''.

2. Escolha a aba Ações (Action) na caixa de diálogo e dê um clique duplo sobre a palavra Encaminhar (Foward). Na nova caixa de diálogo, deixe a opção Enable em branco e clique em OK. Repita o mesmo processo para, por exemplo, impedir que a mensagem seja respondida para todos ou armazenada em pastas.

3. Depois, vá para a aba Propriedades (Properties) e clique em Enviar definição do formulário com item (Send Form Definition with Item).

4. Nessa mesma aba, vá ao menu Ferramentas (Tools) > Formulários (Forms) > Salvar Formulário Como (Save Form As).

5. Escolha a pasta Biblioteca de Formulários Pessoal (Personal Forms Library) e dê um nome ao formulário. Por exemplo, não_responder_encaminhar. Clique em Publicar (Publish).

6. Feche a janela em Arquivo (File) > Fechar (Close). Clique em Não na janela que aparecerá. O formulário personalizado já foi salvo.

7. Sempre que você quiser enviar um e-mail sem essa opção, antes de escrevê-lo vá em Ferramentas (Tools) > Formulários (Forms) > Escolher Formulário (Choose Forms).

8. Acesse a Biblioteca onde o formulário foi salvo.

9. Escolha o nome do formulário criado (não_responder_encaminhar) e clique em Abrir (Open). Depois, é só digitar o e-mail.